Was bei der Betriebskostenabrechnung zu beachten ist

Jährlich müssen Vermieter eine Betriebskostenabrechnung erstellen. Damit diese ordnungsgemäß ist, muss sie einige Mindestanforderungen erfüllen. Neben der korrekten Nennung von Absender, Adressat und Mietobjekt ist auf die Abrechnungsfrist zu achten. Spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums muss dem Mieter die Abrechnung vorliegen. Werden die Betriebskosten von 1. Januar bis 31. Dezember eines jeden Jahres abgerechnet, muss der Mieter die Abrechnung bis zum 31. Dezember des Folgejahres erhalten haben. Versäumt der Vermieter die Frist, kann er keine Nachforderungen stellen. Wichtig ist zudem der Abrechnungszeitraum. Generell darf die Zeitspanne der in Rechnung gestellten Betriebskosten höchstens zwölf Monate betragen. Wird sie überschritten, gilt die Abrechnung formell als fehlerhaft und kann vom Mieter angefochten werden. Ferner ist der Vermieter verpflichtet, die Betriebskosten genau zu benennen und aufzuschlüsseln. Enthält der Mietvertrag einen Hinweis auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV), gestaltet sich die Abrechnung relativ einfach, denn dann können alle dort genannten Kosten umgelegt werden. Werden nur Einzelkosten aufgeführt, können auch nur diese dem Mieter in Rechnung gestellt werden. Zu unterscheiden ist zwischen umlagefähigen Kosten und solchen, die vom Vermieter zu tragen sind. Zu den Kosten, die anteilig auf Mieter umgelegt werden, gehören Grundsteuer, Gartenpflege, Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Beiträge zu Sach- und Haftpflichtversicherungen, Hausmeisterkosten sowie Wartungskosten für Rauchmelder und Legionellenprüfung. Welcher Verteilerschlüssel hierfür verwendet wird – ob Wohnfläche, Verbrauch, Wohneinheit oder Personenzahl – steht jedem Vermieter frei. In der Regel bildet die jeweilige Quadratmeterzahl die Basis. Der Verbrauch von Wasser und  Brennstoff wird anhand des Zählerstands auf Wasseruhr und Heizkostenverteiler berechnet. Nicht geltend gemacht werden können dagegen Aufwendungen für Instandhaltungs- und Instandsetzungmaßnahmen sowie für die Wohnungsverwaltung. Ebenso dürfen Kosten von Wohnungsleerstand nicht umgelegt werden. Ihr ermittelter Kostenanteil geht allein zu Lasten des Vermieters. Was für Ungeübte kompliziert ist, gehört für Immobilienprofis zum Alltagsgeschäft. Deshalb sollten Vermieter, die unsicher sind, besser fachkundigen Rat einholen, bevor sie sich selbst an der Abrechnung versuchen und vielleicht eine Anfechtungsklage riskieren.

Experten-Tipp Bietigheimer Zeitung vom 29.02.2020